视频会议会场申请需知

各单位：

为保障视频会议会场正常使用，更好地提高会议服务质量，现对会场的使用申请流程及相关注意事项作如下说明：

1、            主办部门负责会场的协调安排。使用会场前，必须提前一星期填写会场使用申请表，并且预约使用会场（由大学办公室审批）。涉及使用学院自有会场或者教室会场的，需自行找相关学院或教务处预约场地。

2、            填写《视频会议会场使用申请表》需加盖申请单位公章。

3、            会前调试时，主办部门会议负责人需到会场配合，以便确定会议召开的形式、期望达到的效果等内容。

4、            主办部门确保每会场至少安排一人作为会议保障人员，负责会议期间各会场的秩序维护、现场效果通报等。

5、            会场使用过程中申请使用单位需爱护会场公共设备。

6、            如需电脑播放PPT等内容，请自备笔记本电脑（带HDMI接口）；自备无线话筒电池（每个话筒两节五号电池）。

7、            主办部门需提供会议具体日程安排（一共几场，每场时长）。

8、            若临时取消会议，请及时告知。

9、            需明确会议过程是否需要录制。

10、       网络中心联系电话：8582855，联系人：韩老师